Qual a hora certa para mudar a sede da empresa?

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Quando criamos nosso negócio, decisões importantes são tomadas. No entanto, com o passar do tempo, é natural que alguns ajustes sejam necessários, entre eles mudar a sede da empresa. Mas qual o momento certo de fazer essa mudança? Quais os custos e a burocracia que envolve esse processo? E como ter certeza de que estamos escolhendo o melhor lugar para o negócio?

Neste post, você vai encontrar dicas que podem lhe ajudar nessa tomada de decisão. Continue lendo e confira!

Quais os principais fatores que impulsionam a mudança de sede da empresa?

Entre os principais fatores que motivam um empresário a mudar a sede da empresa estão falta de espaço, redução de custos, perda de produtividade com instalações inadequadas e motivos relacionados às decisões estratégicas, como a alta concorrência, o desenvolvimento de novos mercados, a imagem da empresa e a logística.

Não importa o tipo de negócio que você tenha ou o tamanho, escolher a sede de sua empresa é um dos fatores mais importantes a considerar. Por isso, a troca deve ser analisada com muita cautela. Confira a seguir alguns fatores essenciais que você deverá levar em consideração antes de bater o martelo.

O local atende à finalidade do seu negócio?

Primeiramente, pense na finalidade do seu negócio. Trata-se de uma atividade comercial? Então é importante considerar aspectos como estacionamento, fluxo de pedestres e a visibilidade do imóvel. Ou você precisa de um local que possibilite otimizar sua produção (maior espaço, melhor logística para distribuição de produtos, incentivos fiscais)? Faça uma lista dos pontos que são fundamentais para a sua operação, isso será essencial na hora de procurar o endereço ideal

Acessibilidade e Segurança

É importante considerar a acessibilidade para chegar ao local. Você possui muitos funcionários? Como será para eles essa mudança de endereço? Para os seus clientes e fornecedores a nova sede será mais acessível? Não deixe de se certificar como é o transporte até lá.

Questione-se também sobre a segurança da região. Você tem cargas valiosas? Costuma ficar até o período da noite no trabalho? Com reuniões que se estendem até mais tarde? Ou conta com funcionários que trabalham no período noturno? E lembre-se também da segurança patrimonial quando o imóvel estiver desocupado.

Contrato de locação

Preste muita atenção no contrato de locação e consulte a prefeitura se o imóvel permite atividades comerciais ou industriais na região. Muitos acabam deixando de lado os aspectos mais burocráticos, porém, eles devem ser levantados logo no início da negociação. 

Galpões

Se o seu negócio necessita de um galpão, observe se o local atende todas as necessidades relacionadas à infraestrutura e quais serão os custos necessários para adaptá-lo. O galpão é acessível para carretas? Atende às normas exigidas pelos bombeiros, por exemplo? A instalação elétrica está em ordem? A capacidade de carga do piso e a estrutura do telhado atendem às suas necessidades? São vários fatores que devem ser levantados e questionados com o proprietário do imóvel. 

Já pensou na burocracia na hora de mudar a sede da empresa?

São vários os motivos que levam uma empresa a fazer a mudança de sua sede depois que ela já está em funcionamento. Os custos, a localização, a segurança, entre outros fatores afetam diretamente a operacionalidade da organização. Por isso, essa pode ser uma opção para manter as atividades ou ampliar os negócios.

Como proceder com a mudança

Após escolher um novo local, é preciso pensar na parte burocrática. O contrato social da empresa deve ser alterado no item específico sobre o endereço da sede.

Realizada essa alteração na parte contratual com o aval dos sócios, é necessário fazer a modificação dos dados junto à Secretaria da Receita Federal para constar as modificações de endereço no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ).

Para a nova sede, você tem que solicitar a aprovação e a alteração do alvará de funcionamento do negócio. Com todas as aprovações necessárias, ainda é preciso fazer a inclusão do novo endereço nas inscrições estaduais e municipais.

É importante não deixar de realizar as alterações na documentação da empresa, pois isso pode incorrer em penalidades legais graves.

Os custos extras

Toda mudança gera custos extras! É necessário colocar na ponta do lápis as taxas e impostos que deverão ser pagas para a nova sede. Confira alguns desses custos:

  • taxas para alteração do contrato social e CNPJ;
  • taxas para fiscalização, inspeção de localização e funcionamento da nova sede;
  • inspeção e funcionamento do local pela vigilância sanitária;
  • análise de viabilidade de funcionamento por parte da prefeitura do município;
  • gastos com a documentação.

Esses valores devem ser contabilizados antes mesmo da tomada de decisão sobre a mudança de sede, pois é preciso analisar a viabilidade desse processo.

Como fazer a escolha certa

A decisão de mudança deve estar pautada por um estudo completo sobre a viabilidade do processo. A otimização dos custos e atividades tem que ser o principal ponto para a decisão da troca de sede. Também é ideal escolher um imóvel adequado às atividades e com a documentação regularizada, para não ocorrer problemas durante a mudança.

Cuidados para não incorrer em prejuízos

Ao buscar uma nova sede para a sua empresa é necessário estar atento a alguns detalhes que podem atrapalhar nesse processo. Para a escolha de uma nova localização, deve-se levar em consideração a acessibilidade, se a região é comercial ou residencial e se os valores com o aluguel ou a compra do imóvel são pertinentes.

Analise as necessidades de reformas ou readequação do espaço, já que elas podem incorrer em custos altos, o que não seria interessante para o negócio. Não deixe de lado a burocracia, o imóvel deve estar apto para receber as instalações do seu negócio e a documentação precisa estar regularizada para que permita o funcionamento das atividades da empresa.

Não esqueça os custos com publicidade. Não adianta investir e mudar de sede, mas não dar visibilidade para os clientes. Todos precisam saber do novo endereço da empresa!

Afinal, vai valer a pena?

Antes de tomar a sua decisão final, coloque todos os custos na ponta do lápis. Identifique os gastos em todas as etapas do processo para avaliar a viabilidade da alteração da sede.

Se diante do cenário desenhado no projeto de mudança as expectativas forem positivas e se for detectado que com a expansão as receitas serão melhores e a atividade da empresa será otimizada, é viável a mudança da sede.

Cada fator influenciará na sua decisão de mudar a sede da empresa. Por isso, pesquise o mercado, converse com as pessoas que serão mais impactadas com a mudança, como os fornecedores, clientes e funcionários. Não deixe de consultar os órgãos públicos para certificar-se de que a legislação do lugar atende às suas expectativas e, caso decida que a mudança é a melhor opção, não deixe de planejar todas as etapas desse processo, incluindo valores e prazos para alteração.

Agora que você tem mais conhecimento para decidir qual a hora certa de mudar a sede da empresa, que tal entrar em contato conosco para conhecer os nossos imóveis? Acesse a nossa página e conheça algumas opções!

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