Faça o planejamento operacional da sua empresa e veja os resultados

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O planejamento operacional é tão importante quanto o estratégico e o tático, exigindo uma aplicação conjunta. Conheça no post os benefícios advindos de um bom planejamento.

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O planejamento operacional é a etapa mais detalhada de todo o escopo. Por meio dele se define o que será efetivamente realizado, como os profissionais que estarão envolvidos em determinada atividade e quais suas atribuições de acordo com suas funções e divisão de tarefas.

É a partir do planejamento operacional que a empresa consegue elaborar um cronograma de atividades e os planos de ação necessários para que atinja os resultados almejados e possa cumprir com os prazos de entrega. Veja a seguir de que maneira fazer o planejamento das operações e quais as principais vantagens que ele pode gerar ao seu negócio!

Como fazer o planejamento operacional?

O planejamento operacional faz parte de uma pirâmide — mais precisamente forma a base da pirâmide — constituída pelos colaboradores de chão de fábrica. No meio da pirâmide ficam os supervisores e gerentes, responsáveis pelo planejamento tático. No topo da pirâmide está a alta diretoria, que efetua o planejamento estratégico.

Os três tipos de planejamento estão interligados e dependem uns dos outros. É necessário escutar os profissionais envolvidos na montagem e nas tarefas mais operacionais para conhecer efetivamente as necessidades do negócio e implementar ações elaboradas de acordo com a realidade vivenciada pela empresa.

Dito isso, confira nos próximos tópicos as principais práticas para desenvolver um planejamento operacional eficiente.

Faça o controle de estoque

O estoque deve ser gerenciado com todo cuidado porque pode representar lucros e prejuízos. Lucros porque sem ele não é possível atender a demanda dos clientes; prejuízos quando fica muito lotado e nem todos os produtos têm a saída esperada. O resultado é que o capital de giro fica imobilizado e aumentam as chances de desperdícios, já que muitos podem perder seu prazo de validade, sofrer danos durante o manuseio e até serem furtados.

O inventário rotativo, realizado diariamente, é uma forma de manter o estoque sob controle. Escolhe-se, a cada dia, uma categoria diferente de produto para inventariar, facilitando o monitoramento, principalmente quando a empresa tem estoques muito grandes.

De qualquer modo, é importante compreender que é uma tendência geral os estoques “enxutos”, ou seja, menores, apenas com os produtos realmente necessários para atender as demandas dos clientes. Os produtos devem ser repostos somente quando atingirem a quantidade mínima possível (estoque mínimo).

Cuide de todas as operações logísticas

O planejamento operacional também envolve os cuidados com as operações logísticas — elas são da máxima importância para o desenvolvimento do negócio.

Isso envolve as operações de armazenagem e de transporte, considerando desde o pedido de compra aos fornecedores até a expedição das mercadorias ao consumidor final. Passando pelo recebimento dos insumos, conferência, estocagem, inspeção, inventário, separação de pedidos, expedição dos pedidos, carregamento do transporte, envio da mercadoria seguindo uma rota planejada, monitoramento e rastreamento da carga e outras etapas que se façam necessárias.

As operações logísticas podem ser automatizadas para facilitar o trabalho dos operadores. Dessa forma, o planejamento estratégico trabalha junto ao operacional, pois a logística não pode se limitar a um conjunto de atividades de chão de fábrica. Precisa ser estrategicamente desenvolvida de modo a reduzir gastos, melhorar o nível de produtividade e ajudar na geração de lucros.

Atente para a localização

O local onde a empresa está situada também é importante para as operações. Imagine uma empresa cujo armazém está mal localizado, distante das vias de acesso, longe dos pontos de venda, em uma região isolada e vulnerável a assaltos, por exemplo. Isso dificulta o desenvolvimento das operações logísticas.

carga e descarga das mercadorias podem se tornar um sério problema se a área é de difícil acesso para veículos grandes. Os próprios fornecedores podem sentir dificuldades em enviar os suprimentos comprados. A expedição dos pedidos pode ser realizada de forma precária e resultar em grandes atrasos, que deixam os clientes insatisfeitos.

Além disso, se a região é perigosa em relação à segurança urbana, o local pode ser alvo de quadrilhas ou assaltantes isolados que estão sempre em busca de pontos que sejam vulneráveis à sua ação.

Dependendo da localização da empresa, de seu armazém e de suas subsidiárias, tudo pode ficar comprometido: a produção, as vendas e, até mesmo, o relacionamento com os clientes. Mais uma vez percebemos a estreita interação que existe entre os diferentes tipos de planejamento: estratégico, tático e operacional. Uma boa localização favorece todos os três.

Invista na estrutura física apropriada

É importante compreender o funcionamento e o arranjo físico da organização. Assim, pode existir uma loja onde fica o armazém, se existe escritório, a forma como se dividem os setores da empresa, se a estrutura do imóvel cumpre as normas de segurança e outros pontos importantes.

Na gestão de uma indústria, vale a pena conhecer as máquinas que trabalham no setor de produção, como é o passo a passo de elaboração dos produtos, em que local estão os estoques, bem como outros dados que permitam ao gestor ter um conhecimento profundo da organização, de maneira que ele tenha pleno entendimento de como é efetivada cada etapa do processo.

Para tornar o planejamento operacional mais fácil, pode-se fazer uma planta ou criar um esquema que permita a identificação da estrutura e do fluxo das operações. Desse modo, é possível acelerar o desenvolvimento e também otimizar as possibilidades de planejamento em um período posterior.

Defina a hierarquia operacional

Depois de saber o que cada funcionário executa dentro da organização, é necessário fazer a descrição dos cargos, mostrando sua posição hierárquica em relação ao planejamento operacional. A verdade é que não existe uma fórmula para a montagem de uma hierarquia de operações, mas há modelos que utilizam a departamentalização por função.

Nesse sentido, as funções são separadas em setores de acordo com suas respectivas atribuições. Isso possibilita ao gestor conhecer mais a fundo a especialização de cada funcionário.

Mensure a capacidade operacional

A capacidade operacional refere-se ao quanto a empresa pode prestar serviços ou produzir. Para mensurar com mais precisão seu potencial, é preciso levar em conta seus funcionários, matéria-prima, recursos, máquinas — sempre definindo um período determinado.

Conforme os números, talvez a empresa esteja deixando de receber lucros e perdendo boas oportunidades.

Tenha um imóvel adequado para efetivar o planejamento operacional

Como dito, um bom planejamento precisa aprimorar ao máximo tudo que diz respeitos aos processos logísticos, como o armazenamento e a distribuição dos produtos. Para garantir a otimização desses processos é fundamental contar com um imóvel adequado, um espaço para a armazenagem dos insumos que seja eficiente, bem localizado e seguro. Com esse imóvel, a empresa poderá atender satisfatoriamente todas demandas do público.

Quais são as vantagens do planejamento operacional?

Agora que você já sabe como elaborar um planejamento operacional eficiente, descubra quais benefícios esse conjunto de medidas e ações ligadas à logística pode proporcionar à sua organização.

Uso mais inteligente dos recursos

Não importa o porte da empresa ou segmento no qual ela atua no mercado, o fato é que toda organização conta com recursos limitados. Por isso, é muito importante utilizá-los adequadamente para evitar desperdícios e prejuízos.

Sendo assim, o planejamento operacional é um aliado da logística, pois gera uma visão panorâmica dos insumos e materiais e permite que os gestores saibam quais as medidas necessárias para fazer o uso mais inteligente dos mesmos.

Gerenciamento de riscos

Gerenciar os riscos é uma prática fundamental para que uma empresa seja bem-sucedida, já que até mesmo as organizações de grande porte não têm total controle sobre o ambiente competitivo e econômico que as cercam.

Eventos imprevistos e mudanças repentinas no mercado não podem arriscar a sobrevivência do negócio e, dado o contexto, um dos grandes benefícios do planejamento operacional é justamente permitir que os gestores “prevejam” as possíveis e ameaças e se antecipem, estabelecendo medidas preventivas, preditivas e corretivas.

Mais preparo da equipe

Com base em todas as práticas que citamos sobre como fazer o planejamento operacional, é correto afirmar que um dos benefícios que ele proporciona à empresa é uma equipe muito mais preparada para enfrentar os desafios diários e realizar as suas funções com muito mais eficiência, segurança e precisão.

Quando o planejamento é completo e a comunicação entre os integrantes da organização é livre de ruídos, a tendência é que todo o negócio comece a funcionar em um único ritmo e em direção ao sucesso.

Afinal, as chances de que os indivíduos cometam falhas e, por consequência, seja necessário realizar retrabalhos são muito menores. Em outras palavras, o planejamento operacional torna as equipes muito mais produtivas.

Estabelecimento de metas

Um dos principais pontos benéficos que o planejamento operacional proporciona para a empresa é uma visão detalhada a respeito dos resultados do negócio no passado, permitindo que os gestores façam projeções realistas sobre o que esperar do futuro, além de aliar esses dados às melhorias implementadas. O resultado disso: o estabelecimento de metas mais realistas.

As metas servem como KPIs para mensurar os resultados do negócio, isto é, levantar o desempenho por departamento, processo ou profissional e, com isso, tomar as melhores decisões para resolver as questões que impedem a empresa de alcançar seus objetivos.

Mais vantagens competitivas para a empresa

Por fim, mas não menos importante, o planejamento operacional permite que as empresas tenham uma perspectiva muito mais abrangente e realista a respeito de seus pontos fortes e fracos em relação aos seus concorrentes diretos e indiretos.

A equipe responsável pela gestão visualiza os aspectos em que a concorrência pode ser vulnerável e, posteriormente, quais estratégias de marketing podem ser aplicadas para tirar proveito das fraquezas levantadas.

De forma simplificada, essa prática é conhecida como marketing 360° por profissionais do setor e é uma técnica muito comum nos mais diversos mercados. Afinal, os concorrentes também analisam os gargalos de seu negócio para que possam utilizar a mesma estratégia em seu benefício. A ideia é usar as informações levantadas para identificar as oportunidades de mercado que possam ter sido negligenciadas e investir em grupos inexplorados.

Como você pôde conferir neste conteúdo, o planejamento operacional engloba uma série de atividades, departamentos e processos de uma empresa. Sua finalidade é gerar uma visão ampla sobre cada operação, a ponto de as equipes responsáveis poderem tomar as melhores decisões em relação ao uso dos recursos e do tempo disponível. Além disso, mostramos as principais vantagens que essa visão estratégica pode proporcionar ao negócio de uma maneira geral.

Ainda tem alguma dúvida sobre como o planejamento operacional deve ser realizado? Tem alguma experiência em relação ao assunto que gostaria de compartilhar com a gente? Então deixe o seu comentário!

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