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6 erros de expedição de produtos que você jamais deve cometer

11 minutos para ler

Os erros na separação e expedição de pedidos ainda ocorrem com certa frequência e podem comprometer a imagem da empresa, gerando conflitos no relacionamento com os clientes. Logo, é melhor prevenir que remediar!

Uma das principais atividades para empresas que lidam com operações logísticas é a expedição de produtos. Esse processo tem papel fundamental na estratégia da companhia, uma vez que impacta na satisfação dos consumidores e nos custos do negócio. Nesse sentido, é muito importante não cometer erros em sua execução.

Quando feita de forma eficiente, a expedição de produtos acontece dentro dos prazos estabelecidos e permite que a empresa não falhe com a promessa de entrega feita aos clientes, dessa forma, eles se mantêm felizes e satisfeitos com a compra realizada. Além disso, problemas com perda de pedidos, envio de itens errados e retornos geram prejuízos financeiros que comprometem a competitividade do negócio.

Sendo assim, é importante dar atenção para esse processo e garantir que sua execução seja feita de forma correta. Para isso, é preciso investir em planejamento, treinamento, construção de um time de qualidade, ter um ambiente propício para a expedição e, principalmente, evitar os erros que comprometem sua execução.​

Pensando nisso, colocamos abaixo as 9 coisas que não devem acontecer durante sua expedição de produtos para garantir um processo mais eficiente e otimizado. Acompanhe!

1. Não usar uma picking list

Dentro do processo de expedição de produtos está a atividade de picking, que consiste na separação, preparação e organização dos pedidos. Por ser algo complexo e que envolve atenção dos envolvidos, existem diversos erros que podem acontecer em sua execução, tais como:

  • separação do item errado ou na quantidade incorreta;
  • troca de informações e dados de entrega;
  • esquecimento de produtos dentro de um combo;
  • perda de itens que foram separados, tornando um combo incompleto;
  • seleção de itens que estão com data de validade vencida.​

Para que esses problemas não ocorram com frequência é indicado o uso de um picking list, ou seja, uma lista de seleção para os pedidos, que nada mais é do que um documento que apresenta as informações da demanda e orientam na seleção dos itens que devem ser enviados em conjunto.

Veja os dados mais comuns nesse documento:

  • código do pedido;
  • nome de cada produto que deve ser separado;
  • localização dos itens;
  • quantidades necessárias;
  • peso e descrição dos itens;
  • observações e necessidades especiais para armazenamento e embalagem.

Essas informações devem ser geradas pelo sistema responsável por criar os pedidos e impressas pelos profissionais que operam a expedição de produtos. Por ser um guia para os colaboradores, os erros tendem a ser reduzidos e o processo melhorado.

Uma dica ao adotar a prática é criar listas enxutas e fáceis de serem usadas, fornecendo apenas as informações essenciais para o trabalho do colaborador responsável pelo picking.

2. Faltarem equipamentos para manuseio

Outro fator que contribui para que a expedição de produtos não aconteça da melhor forma é não ter os equipamentos corretos e um layout inteligente no centro de distribuição. Esses itens ajudam na organização, controle de estoque e manuseio durante o preparo das entregas.

Por isso, é importante estudar a melhor maneira de aproveitar seu espaço, organizar os produtos e criar uma estrutura de armazenagem que otimiza as atividades dos profissionais. Pode-se utilizar fatores como categorias, itens vendidos em conjunto e rotinas de expedição.

Além disso, é importante que os colaboradores disponham de todo maquinário e ferramentas exigidas para sua atividade, como esteiras, escadas, carros shuttle, embalagens e organizadores.

3. Adquirir embalagens inadequadas

Após feita a separação de todos os produtos que compõem o mesmo pedido, é o momento de fazer a embalagem e preparo do pacote — esse processo é chamado de packing. Aqui, é preciso ainda mais atenção, o que também pode gerar erros, como:

  • colagem de etiquetas em encomendas erradas;
  • esquecer da DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica);
  • uso da embalagem incorreta para os produtos.

Para lidar com isso, é indicado que os profissionais que executam essa atividade tenham um ambiente propício para ela, com os materiais necessários de forma acessível no mesmo local e informações claras sobre o pedido — isso inclui ter as etiquetas e DANFE prontos.

4. Ter profissionais despreparados

Como falamos, o processo de expedição de produtos exige atenção e preparo dos profissionais. Nesse sentido, é fundamental que esses colaboradores sejam treinados e dominem todas as informações e conhecimentos necessários para executar suas funções com eficiência.

Para isso, é importante que a empresa ofereça treinamentos e eventos de capacitação para a equipe, ensinando quais os procedimentos, boas práticas e exigências feitas sobre seu trabalho. Isso direciona o colaborador e evita que ele cometa erros por não conhecer o processo certo.

Além disso, é indicado que esses operadores sejam avaliados por seu desempenho. Para isso, é possível estabelecer metas positivas e negativas, como um número mínimo de pedidos preparados no dia e quantidade máxima de erros no mês. Isso ajuda a compreender se os treinamentos estão funcionando ou se é preciso tomar novas atitudes para preparar os colaboradores. ​

5. Não se atentar a escolha do veículo

Assim como o processo de packing, o planejamento de transporte das mercadorias também contribui para o sucesso da expedição de produtos. Sendo assim, é importante atentar para questões de dimensionamento e uso da frota, bem como na escolha de veículos adequados. Para isso, considere:

  • capacidade de carga dos veículos;
  • volume e peso dos produtos e entregas;
  • demanda média por entregas realizadas;
  • ociosidade dos veículos e como lidar com isso;
  • número de viagens realizadas;
  • locais atendidos;
  • exigências técnicas para o transporte de mercadorias específicas — como alimentos e produtos químicos.​

Essa é uma tarefa que deve ser feita com ajuda de profissionais competentes da área logística. Isso garante que a expedição será feita até a entrega final sem problemas ou atrasos, causados por falta de veículos e também que o custo da atividade não seja maior que o necessário.

6. Não dispor de um sistema de gestão

Por fim, um erro que nenhuma empresa pode mais cometer é tentar ter uma expedição de produtos eficiente e otimizada sem um sistema de gestão. Com um cenário cada vez mais tecnológico e digital, existem diversas soluções que tornam essa atividade mais prática e aprimorada, facilitando o trabalho dos profissionais e aumentando a competitividade da organização.

O ideal é que a empresa invista em um software de gestão ERP (Enterprise Resource Planning) que tenha funcionalidades para a área logística e de controle de estoque. Nesse sentido, ele permite que funções sejam feitas de forma automatizada e digital, tais como:

  • emissão de pedidos e picking list;
  • controle de estoque indicando prazos de validade;
  • emissão de documentos, como a Nota Fiscal Eletrônica (NFE) e DANFE;
  • devoluções e atualização dados;
  • controle de desempenho de produtos e colaboradores;
  • agendamento de entregas;
  • otimização da frota e aproveitamento dos veículos;
  • movimentações das estruturas internas do ambiente de expedição.

Dependendo do fornecedor, o sistema pode contar com mais ou menos funcionalidades — normalmente, ele é personalizável para atender as necessidades específicas de cada negócio. Dessa forma, ele contribui para a atuação de todos os profissionais no processo de expedição, facilitando essa atividade tão importante para a empresa.

7. Não contar com a integração de sistemas

Além de ter um sistema de gestão, convém ter sistemas integrados. O ERP é um sistema de gestão corporativa que permite a integração entre todos os setores da empresa.

Mas é possível contar com outros sistemas, como o WMS (Sistema de Gerenciamento de Armazém), o TMS (Sistema de Gerenciamento de Transporte), o CRM (Sistema de Gerenciamento do Relacionamento com o Cliente), aplicativos de gestão, softwares que funcionam na nuvem (plataformas online) e assim por diante.

Certamente, a integração entre todos esses sistemas vai otimizar bastante a separação e expedição de pedidos, já que permitirá monitoramento em tempo real, troca de informações também em tempo real, comunicação efetiva entre todos os envolvidos nos processos, acessibilidade a dados importantes e outros benefícios.

Com a integração dos sistemas, pode-se controlar com mais precisão os processos de recebimento, armazenagem, separação e expedição dos pedidos, o que permite localizar com facilidade os produtos armazenados, promovendo ganho de tempo, evitando desperdício da mão de obra e aproveitando melhor o espaço.

8. Permitir a alta rotatividade de funcionários no CD

Nos centros de distribuição convencionais, a taxa de turnover (rotatividade) dos funcionários. O índice pode alcançar até 60% em um ano, o que representa uma taxa bastante alta. Com esses números, é mais complicado manter uma equipe continuamente treinada — sem os devidos treinamentos, as falhas só tendem a aumentar.

Os funcionários envolvidos precisam compreender a importância de cada etapa dos processos, como já realçamos mais acima. Se não for assim, ou se existirem dúvidas, eles poderão considerar algumas etapas como desnecessárias e ignorá-las, expondo-se a riscos e perigos que desconhecem.

9. Desconhecer formas de otimizar a separação e expedição de pedidos

O desconhecimento sobre as melhores práticas para separação e expedição de pedidos prejudicam os resultados. Por isso, vamos dar algumas dicas de como melhorar o picking:

Nivele os índices de desempenho em todos os planos

Em alguns casos, a produtividade dos funcionários que trabalham no segundo e no terceiro turno é inferior à produtividade dos que trabalham no primeiro turno. Mas isso não é uma regra. Isso pode ocorrer porque há menos pessoas transitando, há menos setores em atividade que no decurso do horário comercial.

Um centro de distribuição eficiente procura equilibrar os níveis de desempenho em todos os turnos, ou seja, a mudança de turno não deveria interferir na qualidade dos serviços prestados.

O gestor, juntamente da sua equipe, deve procurar alcançar as metas de produtividade (KPIs) aplicáveis no setor logístico, sempre considerando a operação como um todo. Não se devem estabelecer metas por turnos.

Faça o monitoramento por câmeras

Outra dica valiosa é monitorar o trabalho em todo o CD, além de analisar os KPIs. É preciso ficar atento a todos os processos e acompanhar as atividades dos funcionários por meio de câmeras. Apesar de parecer ser uma solução invasão, ela proporciona maior tranquilidade aos colaboradores.

Nem sempre a finalidade será a fiscalização dos trabalhadores. Pode-se, por exemplo, identificar um lugar inadequado por meio da análise de imagens. Elas contribuem bastante para investigar problemas e fazer justiça aos trabalhadores que erram menos. A justiça aplicada na empresa deve ser a meritocracia.

Revise o sistema de endereçamento do CD

O sistema de endereçamento é o sistema de localização de estoque que mostra a posição dos itens no centro de distribuição. Nessa revisão, convém observar principalmente a localização dos produtos mais populares. Caso seja difícil acessar esses itens, isso resulta em tempo desperdiçado.

Pequenos ganhos de tempo trazem muitos resultados, embora algumas pessoas achem que não, o que é um erro. Somando pequenos ganhos pelo período de um ano, percebe-se com facilidade o quanto houve de melhorias. A avaliação macro dos processos também requer treinamento da equipe.

Essa técnica ainda não se popularizou. Muitos funcionários do recebimento, ao fazer o endereçamento dos itens, não levam em conta o valor de uma localização correta, afetando o processo de abastecimento.

Fica evidente que a prática de ações corretas para separação e expedição de pedidos é fundamental para o bom funcionamento de qualquer negócio e aumento de sua lucratividade. Os erros, mesmo que pequenos, comprometem o desempenho das entregas e afeta diretamente os clientes, além de causarem custos desnecessários. Por esses motivos, é importante investir numa estratégia eficiente.

Agora que você já sabe como fazer a expedição de produtos evitando os erros que comprometem seu desempenho, confira 4 estratégias de picking para aumentar a produtividade do estoque e garantir ainda melhores resultados!

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