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6 erros de expedição de produtos que você jamais deve cometer

7 minutos para ler

Uma das principais atividades para empresas que lidam com operações logísticas é a expedição de produtos. Esse processo tem papel fundamental na estratégia da companhia, uma vez que impacta na satisfação dos consumidores e nos custos do negócio. Nesse sentido, é muito importante não cometer erros em sua execução.

Quando feita de forma eficiente, a expedição de produtos acontece dentro dos prazos estabelecidos e permite que a empresa não falhe com a promessa de entrega feita aos clientes, dessa forma, eles se mantém felizes e satisfeitos com a compra realizada. Além disso, problemas com perda de pedidos, envio de itens errados e retornos geram prejuízos financeiros que comprometem a competitividade do negócio.

Sendo assim, é importante dar atenção para esse processo e garantir que sua execução seja feita de forma correta. Para isso, é preciso investir em planejamento, treinamento, construção de um time de qualidade, ter um ambiente propício para a expedição e, principalmente, evitar os erros que comprometem sua execução.​

Pensando nisso, colocamos abaixo as 6 coisas que não devem acontecer durante sua expedição de produtos para garantir um processo mais eficiente e otimizado. Acompanhe!

1. Não usar uma picking list

Dentro do processo de expedição de produtos está a atividade de picking, que consiste na separação, preparação e organização dos pedidos. Por ser algo complexo e que envolve atenção dos envolvidos, existem diversos erros que podem acontecer em sua execução, tais como:

  • separação do item errado ou na quantidade incorreta;

  • troca de informações e dados de entrega;

  • esquecimento de produtos dentro de um combo;

  • perda de itens que foram separados, tornando um combo incompleto;

  • seleção de itens que estão com data de validade vencida.​

Para que esses problemas não ocorram com frequência é indicado o uso de um picking list, ou seja, uma lista de seleção para os pedidos, que nada mais é do que um documento que apresenta as informações da demanda e orientam na seleção dos itens que devem ser enviados em conjunto. 

Veja os dados mais comuns nesse documento:

  • código do pedido;

  • nome de cada produto que deve ser separado;

  • localização dos itens;

  • quantidades necessárias;

  • peso e descrição dos itens;

  • observações e necessidades especiais para armazenamento e embalagem.

Essas informações deve ser geradas pelo sistema responsável por criar os pedidos e impressas pelos profissionais que operam a expedição de produtos. Por ser um guia para os colaboradores, os erros tendem a ser reduzidos e o processo melhorado.

Uma dica ao adotar a prática é criar listas enxutas e fáceis de serem usadas, fornecendo apenas as informações essenciais para o trabalho do colaborador responsável pelo picking.

2. Falta de equipamentos para manuseio

Outro fator que contribui para que a expedição de produtos não aconteça da melhor forma é não ter os equipamentos corretos e um layout inteligente no centro de distribuição. Esses itens ajudam na organização, controle de estoque e manuseio durante o preparo das entregas.

Por isso, é importante estudar a melhor maneira de aproveitar seu espaço, organizar os produtos e criar uma estrutura de armazenagem que otimiza as atividades dos profissionais. Pode-se utilizar fatores como categorias, itens vendidos em conjunto e rotinas de expedição. 

Além disso, é importante que os colaboradores disponham de todo maquinário e ferramentas exigidas para sua atividade, como esteiras, escadas, carros shuttle, embalagens e organizadores. 

3. Embalagens inadequadas

Após feita a separação de todos os produtos que compõem o mesmo pedido, é o momento de fazer a embalagem e preparo do pacote — esse processo é chamado de packing. Aqui, é preciso ainda mais atenção, o que também pode gerar erros, como:

  • colagem de etiquetas em encomendas erradas;

  • esquecer da DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica);

  • uso da embalagem incorreta para os produtos.

Para lidar com isso, é indicado que os profissionais que executam essa atividade tenham um ambiente propício para ela, com os materiais necessários de forma acessível no mesmo local e informações claras sobre o pedido — isso inclui ter as etiquetas e DANFE prontos.

4. Profissionais despreparados

Como falamos, o processo de expedição de produtos exige atenção e preparo dos profissionais. Nesse sentido, é fundamental que esses colaboradores sejam treinados e dominem todas as informações e conhecimentos necessários para executar suas funções com eficiência.

Para isso, é importante que a empresa ofereça treinamentos e eventos de capacitação para a equipe, ensinando quais os procedimentos, boas práticas e exigências feitas sobre seu trabalho. Isso direciona o colaborador e evita que ele cometa erros por não conhecer o processo certo.

Além disso, é indicado que esses operadores sejam avaliados por seu desempenho. Para isso, é possível estabelecer metas positivas e negativas, como um número mínimo de pedidos preparados no dia e quantidade máxima de erros no mês. Isso ajuda a compreender se os treinamentos estão funcionando ou se é preciso tomar novas atitudes para preparar os colaboradores.​

5. Não se atentar a escolha do veículo

Assim como o processo de packing, o planejamento de transporte das mercadorias também contribui para o sucesso da expedição de produtos. Sendo assim, é importante atentar para questões de dimensionamento e uso da frota, bem como na escolha de veículos adequados. Para isso, considere:

  • capacidade de carga dos veículos;

  • volume e peso dos produtos e entregas; 

  • demanda média por entregas realizadas;

  • ociosidade dos veículos e como lidar com isso;

  • número de viagens realizadas;

  • locais atendidos;

  • exigências técnicas para o transporte de mercadorias específicas — como alimentos e produtos químicos.​

Essa é uma tarefa que deve ser feita com ajuda de profissionais competentes da área logística. Isso garante que a expedição será feita até a entrega final sem problemas ou atrasos, causados por falta de veículos e também que o custo da atividade não seja maior do que o necessário.

6. Não dispor de um sistema de gestão 

Por fim, um erro que nenhuma empresa pode mais cometer é tentar ter uma expedição de produtos eficiente e otimizada sem um sistema de gestão. Com um cenário cada vez mais tecnológico e digital, existem diversas soluções que tornam essa atividade mais prática e aprimorada, facilitando o trabalho dos profissionais e aumentando a competitividade da organização.

O ideal é que a empresa invista em um software de gestão ERP (Enterprise Resource Planning) que tenha funcionalidades para a área logística e de controle de estoque. Nesse sentido, ele permite que funções sejam feitas de forma automatizada e digital, tais como:

  • emissão de pedidos e picking list;

  • controle de estoque indicando prazos de validade;

  • emissão de documentos, como a Nota Fiscal Eletrônica (NFE) e DANFE;

  • devoluções e atualização dados;

  • controle de desempenho de produtos e colaboradores

  • agendamento de entregas;

  • otimização da frota e aproveitamento dos veículos;

  • movimentações das estruturas internas do ambiente de expedição.

Dependendo do fornecedor, o sistema pode contar com mais ou menos funcionalidades — normalmente, ele é personalizável para atender as necessidades específicas de cada negócio. Dessa forma, ele contribui para a atuação de todos os profissionais no processo de expedição, facilitando essa atividade tão importante para a empresa.

Fica evidente que a prática é fundamental para o bom funcionamento de qualquer negócio e aumento de sua lucratividade. Os erros, mesmo que pequenos, comprometem o desempenho das entregas e afeta diretamente os clientes, além de causarem custos desnecessários. Por esses motivos, é importante investir numa estratégia eficiente.

Agora que você já sabe como fazer a expedição de produtos evitando os erros que comprometem seu desempenho, confira 4 estratégias de picking para aumentar a produtividade do estoque e garantir ainda melhores resultados!

 

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